[Productivité] Objectif : boîte mail vide

Pourquoi vider sa boîte mail et la garder vide ?

Voici comment vider sa boîte mail et la garder vide ! Ce concept va peut être vous sembler totalement loufoque. Mais vous n’imaginez pas la charge mentale que représente une boîte mail remplie et/ou non triée… On y revient sans arrêt, par peur d’avoir loupé quelque chose. Ce sont autant de minutes improductives et de charge mentale qui pourraient être focalisées sur autre chose. Une boîte mail ne doit pas être une liste de tâches en attente !

Faisons le parallèle avec votre boîte aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres, imaginez un instant que vous preniez connaissance rapidement des courriers et magazines récemment arrivés et re-fourriez le tout à l’intérieur. Un fatras de factures non payées, de vieux journaux, de tracts publicitaires, ce serait impensable !

Cela prend moins d’énergie de conserver une boîte mail vide que de la laisser remplie, non ordonnée.

Limiter et contrôler le flux d’emails

• Se désinscrire de toutes les mailing listes
• N’utiliser le mail que pour les tâches ne pouvant être traitées par téléphone ou contact physique.
• Ne pas mettre en copie les collaborateurs qui n’ont aucune action à mener ou pas besoin d’être informés, et exiger la même chose…
• Bannir les boîtes mail multiples, effectuer des redirections vers une boîte unique ou utiliser les alias.
• Ne pas utiliser les « fonctions intelligentes » (de Gmail par exemple). Les étoiles, étiquettes, catégories, marqueurs d’importance, filtres etc. Censées trier les mails, ces fonctions vous rajoutent du travail avec des onglets, des mails mal triés, sans vue d’ensemble. Hiérarchiser et trier n’est pas l’objectif d’une boîte mail !

Finies les notifications

J’ai pour le travail un smartphone fourni par le service, avec connexion 4G. Depuis sa perception, je n’ai jamais activé la 4G ! Double avantage : pas de notifications de mail, autonomie de batterie 10 fois plus grande.

Dégagez les notifications de mail : un email ne doit pas être urgent, les appels téléphoniques sont là pour ça. Vous êtes maître de relever votre boîte quand vous le décidez… Garder les notifications activées, c’est laisser vos collaborateurs vous interrompre, quand bon leur semble, au milieu d’une tâche dont vous seul connaissez l’urgence et l’importance.

Et n’oubliez jamais :

« Votre boîte mail est la liste de tâches de quelqu’un d’autre ! »

Ne « toucher » chaque email qu’une seule fois

Je ne relève mes emails que périodiquement et pas immédiatement en embauchant le matin. Le reste du temps, la boîte mail est non accessible et les notifications désactivées.

Pour gagner en productivité, il ne faut pas revenir sans arrêt à sa boîte mail. Il faut en extraire chaque mail, le transformer en :

1. Tâche actionnable (méthode GTD) dans une liste de tâches
2. Archiver la pièce-jointe et le mail en lui-même pour réponse ou référence ultérieure si nécessaire
3. Il quitte alors la boîte de réception

Trier les mails par ordre inverse de date

Je suis un fervent adepte du tri par ordre inverse d’arrivée : les mails les plus anciens sont en haut, les nouveaux en bas. Double avantage :

1. Les mails “ventouse” non traités attirent l’œil et on est plus enclins à les éliminer
2. On est obligé de scroller pour voir les mails récents ce qui est vite pénible et oblige à faire le ménage.

La méthode CLEAR

Dans le livre The Simplicity Survival Handbook : 32 Ways to Do Less and Accomplish More, Jensen Bill explique sa méthode « CLEAR » pour vider sa boîte mail en plusieurs étapes :

• Premier tri : Expéditeur + Sujet doivent permettre de réponde à la question « dois-je lire cet email » ? Si non, supprimer !
• Dans les e-mails restants, recherchez deux points essentiels : actions à effectuer et date limite d’action (vous voyez le parallèle avec GTD ?). Si l’e-mail ne contient aucun de ces deux points, supprimez-le !
• Passez les messages restants à la moulinette de la méthode CLEAR :
  • Connected (connecté) : les infos dans l’e-mail sont-elles liées à vos projets ou à votre travail courant ?
  • List (lister) les prochaines actions : que devez-vous faire après avoir lu cet e-mail ? On cherche à faire une to-do liste « actionnable », avec des verbes d’action.
  • Expectations (résultats attendus) : qu’attend de moi l’expéditeur du mail ?
  • Ability (capacités) : ai-je les capacités de répondre à cette demande ?
  • Return : quel est mon retour sur investissement ?

Les outils pour garder sa boîte mail vide

On dépasse un peu le cadre, mais pour vider totalement sa boîte mail et rester organisé, il faut idéalement 4 applications :

1. Une appli de calendrier sur chacun de vos appareils et s’assurer de l’interconnexion des données. Objectif : Pouvoir bloquer chaque évènement dans le calendrier et ensuite supprimer ou archiver le mail correspondant.
2. Utiliser avec rigueur (je suis un adepte de la méthode GTD) un gestionnaire de tâches (j’utilise Things 3 et Todoist). Objectif : Transformer chaque mail en une tâche “actionnable” ou une succession de tâches. Le mail est archivé pour référence future ou réponse. Cette app doit être synchronisée entre tous vos appareils.
3. Une appli ou système d’archivage : Evernote ou autre. Elle permet de stocker pour référence tout document important. Choisir une app qui vous convient (OneNote, Obsidian, etc.) et s’assurer de sa sauvegarde. Il est judicieux de pouvoir y stocker les mails pour référence par une action simple et rapide. Il y a bien souvent une adresse mail spécifique (« forward-to ») à laquelle transférer le mail pour l’importer automatiquement dans votre app d’archivage.
4. Optionnel : Une appli de type “Read-it-Later” comme Pocket ou Instapaper, où vous stockez pour lecture et référence ultérieure les articles ne nécessitant pas d’action particulière.

Et quand vous êtes en congés ?

Selon la Boston School, le bon message d’absence serait quelque chose comme cela :

Merci pour votre e-mail. Étant absent du lundi 18 juin au lundi 5 juillet, je ne serai pas en mesure de vous répondre avant cette date.
Je prendrai connaissance de votre e-mail lors de mon retour le lundi 5 juillet. Pour toute question urgente, vous pouvez prendre contact avec (nom, numéro de téléphone et e-mail).
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
(Votre nom)

Boston School Study

Conclusion

Si vous avez instauré un système de gestion de mail qui vous convient, peut être au moyen de quelques-unes des astuces ci-dessus, le plus dur va être de vous y tenir. La meilleure méthode est la votre, car vous aurez plaisir à la mettre en œuvre et elle conviendra à votre façon de penser. Soyez convaincu de ses bénéfices et foncez.

Le point clé qui a changé ma manière d’appréhender les mails est pour la méthode « One-Touch ». On ouvre un mail une fois et immédiatement après lecture, on décide de façon définitive ce qu’il conviendra de faire de ce mail : priorité, tâches actionnables, échéance, moyens et personnes nécessaires, délégation éventuelle. On alimente notre système d’organisation (Agenda, to-do list et système d’archivage), et paf, le mail dégage !