David Allen (le père de la Méthode GTD que j’utilise depuis plusieurs années) a dit : you can do anything but you cannot do everything (dur à traduire en français en gardant le sens 🤔). Cela implique un système d’organisation rodé, qui vous correspond, basé sur quelques règles simples que je vous propose de voir ensemble. Je déconseille fortement les « formations » et systèmes complexes vendus par des gourous qui ne les appliquent même pas et dont le but est simplement de faire du chiffre d’affaire, en vous faisant changer de logiciel de temps en temps au passage. Votre méthode, si elle est simple, sera efficace et au final n’évoluera que très peu !
Je considère une « vie équilibrée » comme le fait d’avoir une vision claire de ce qui compte le plus pour soi et de consacrer le plus de temps possible à ces éléments vitaux.
Stephen R. Covey le détaille très très bien dans son livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent.
Il évoque en 2ème règle fondamentale (sur 7) « Sachez dès le départ où vous voulez aller«
Ces priorités dans une vie équilibrée changent au fil du temps, pour chacun d’entre nous. Parfois progressivement. Parfois d’un seul coup. C’est pourquoi il est important d’avoir les compétences et les outils nécessaires pour retrouver la clarté et remettre de l’ordre et de l’équilibre.
Si vous avez compris cela, vous êtes clair avec vous même et votre système d’organisation fonctionnera. Si vos priorités et limites ne sont pas claires, n’allez pas vous alourdir la tête avec un système ou une méthode d’organisation, il sera inutile !
Créez votre système d’organisation, et soyez mono-tâche !
Les personnes concentrées et efficaces disposent d’un système pour gérer toutes les tâches ✅ et « intrants » qui leur parviennent et ne pas être débordées. Malgré le bazar et les notifications à outrance du monde du travail moderne, vous êtes calme et concentré !
En utilisant une méthodologie, vous regagnez des heures de votre vie.
Vous êtes davantage concentré sur votre journée et gagnez du temps sur votre travail.
Vous travaillez plus vite parce que vous avez moins de distractions.
Une méthode de gestion des tâches et de votre boîte mail implique moins de stress et d’anxiété.
Vous gérez les tâches, une par une, dans un état de « flow », en étant concentré, avec la méthode Pomodoro par exemple.
(source)
Montrez à vos e-mails qui est le patron : vous serez organisé et contrôlerez votre messagerie, et pas l’inverse !
Votre énergie est limitée, concentrez là
Au lieu d’ignorer cette limitation de votre énergie, acceptez la et trouvez des moyens de « routiniser » et d’automatiser les domaines importants de votre vie afin que, même lorsque vous ne leur accordez pas toute votre attention et votre dévouement, ils ne soient pas pour autant négligés.
Toutes les personnes qui réussissent ont un point commun : elles ont un fort penchant pour l’action. Ne laissez pas vos idées en suspens, n’attendez pas que vos objectifs se réalisent.
Organisez vous et travaillez y tous les jours ! Action !
Ayez un système d’organisation : capturez, organisez, agissez !
Je n’invente rien, ces termes sont empruntés à la méthodologie GTD de David Allen.
Capturer
L’étape capturer consiste à recueillir toutes les idées, tâches, projets, et informations qui vous viennent à l’esprit. L’objectif est de vider votre esprit de toutes ces pensées pour les externaliser dans un système fiable. Il faut pour ça utiliser un carnet de notes ou une application. Notez tout ce qui vous passe par la tête, qu’il s’agisse de tâches à accomplir, de projets en cours, ou même d’idées aléatoires.
Il vaut mieux avoir un seul mode de « capture » mais si vous en avez plusieurs (to-do-liste sur le smartphone + carnet par exemple), prenez l’habitude de vérifier toutes ces boîtes de réception (sans oublier emails et messages vocaux) plusieurs fois par jour pour capturer toute nouvelle information et l’intégrer dans votre système.
C’est souvent cette étape que l’on néglige et qui met en péril votre système d’organisation. Au bout de quelques mois, ce sera une habitude et rien ne vous échappera, vous aurez confiance dans votre système et l’utiliserez sans effort.
Organiser
Une fois que vous avez capturé toutes ces informations, il faut les organiser. Cela implique de trier et de classer les éléments capturés pour les rendre actionnables. Vous devez clarifier les éléments (est-ce une tache, un projet, une info à archiver, quelque chose à déléguer ?).
Si une tâche est un projet plus complexe, décomposez-la en actions plus petites et spécifiques.
En organisant le système en items clairs et « actionnables », vous le fiabilisez et développez votre confiance en lui. Rien ne s’échappe, vous maîtrisez !
Si ce n’est pas une tâche mais un RDV ou réunion,, cela va dans votre 📔agenda. Si c’est de la connaissance à archiver, cela va dans un système d’archivage (papier ou informatique). J’utilise pour ma part Obsidian (gratuit).
Agir
L’étape finale est de passer à l’action : vous exécutez les tâches organisées. Quelques conseils pour cette étape :
📖Prioriser les tâches : Décidez quelles tâches sont les plus importantes ou urgentes et commencez par celles-ci.
🧑💼Utiliser des contextes : GTD suggère de classer les tâches par contexte (par exemple, « Appels téléphoniques », « Travail au bureau ») pour pouvoir les accomplir plus efficacement selon votre situation actuelle. Cela peut inutilement complexifier le système, j’ai abandonné cette méthode de tri qui ne me convenait pas et alourdissait la création des tâches.
🧹Trier, nettoyer et faire un état des lieux régulièrement : Faites des revues hebdomadaires pour mettre à jour vos listes, nettoyer le système, évaluer votre progression, et ajuster vos priorités (j’en parle juste après)
Faites un weekly-review, chaque semaine, sans faute !
La revue hebdomadaire est absolument incontournable, c’est la pierre angulaire de mon système d’organisation.
❌Je faisais ma weekly-review le vendredi avant. Meilleure façon de se stresser pour le week-end.
✅Le lundi matin (ou aprem) me correspond mieux : je planifie et organise la semaine !
Je vous conseille d’utiliser une tâche récurrente avec des items à cocher :
- [ ] Traiter votre boîte aux lettres / courrier
- [ ] Traiter la boîte de réception de Things 3 / votre to-do liste
- [ ] Traiter votre boîte de réception d’e-mails
- [ ] Marquer les emails à traiter avec un « drapeau »
- [ ] Créer une tâche pour chaque e-mail dont le traitement prendra plus de 2 minutes
- [ ] Vérifier les spams : quelque chose d’important dedans ?
- [ ] Choisir le moment pour traiter les e-mails par lots (ceux de moins de 2 minutes)
- [ ] Traiter les notes prises au cours de la semaine écoulée, les transformer en tâche le cas échéant ou les stocker pour utilisation ultérieure (J’utilise Obsidian)
- [ ] Passer en revue chaque domaine, projet et tâche (Ce sont les typologies de catégories Things 3 pour ceux qui se posent la question) pour s’assurer qu’ils sont à jour.
- [ ] Voir ce qui est prévu dans les deux semaines à venir (utiliser Upcoming et Deadlines)
- [ ] Planifier des tâches à l’avance, si nécessaire
Utilisez Obsidian comme second cerveau !
Obsidian est une application de prise de notes basée sur le langage Markdown. L’appli vous laisse créer des liens entre vos notes pour former un réseau de connaissances interconnectées. Il est particulièrement prisé pour sa flexibilité et ses capacités de personnalisation. C’est vraiment surpuissant pour organiser vos pensées, articles, écrits. C’est la pierre angulaire de mon système d’organisation, avec mon agenda et ma liste de tâches.
On décrit souvent cette app comme « second cerveau ».
Une méthode possible est le tri par dossiers :
- Projets : Pour les notes liées à différents projets.
- Références : Pour les informations générales et les ressources.
- Journal : Pour vos entrées de journal quotidien.
- Idées : Pour les idées et les inspirations.
Pour une organisation plus fine, ajoutez des sous-dossiers à vos dossiers principaux. Par exemple, sous le dossier Projets, vous pourriez avoir des sous-dossiers pour chaque projet spécifique.
Nommez proprement vos notes
Adoptez des conventions de nommage claires pour vos dossiers et fichiers. Par exemple, pour les notes, j’utilise dès que c’est pertinent le format YYYY-MM-DD [Nom du Projet]. Cela facilite la recherche et le tri des notes.
Obsidian permet de créer des liens entre les notes, ce qui est super utile pour connecter des informations réparties dans différents dossiers. J’utilise des tags pour regrouper des notes avec des thématiques communes, même si elles sont situées dans des dossiers différents.
Utilisez des templates Obsidian (modèles)
Créez des templates pour les types de notes que vous utilisez fréquemment.
Vous aurez ainsi un coffre Obsidian avec une structure cohérente. Le gain de temps est énorme.
Par exemple, mon template de note de réunion inclut des sections pour l’ordre du jour, les participants, les horaires (pour le défraiement) et les notes de la réunion. A la fin, j’ai ajouté une section avec les actions à mener et à qui elles sont déléguées.
Ainsi, adopter une méthode de productivité, c’est avant tout choisir la simplicité et l’efficacité. En ayant une vision claire de vos priorités et en utilisant des outils adaptés à vos besoins, vous atteindrez à coup sûr un équilibre de vie. Je le répète encore, évitez les systèmes d’organisation trop complexes et concentrez-vous sur ce qui vous apporte réellement des résultats.
